Hệ thống chấm công trực tuyến hay phần mềm chấm công online là một giải pháp dựa trên đám mây có thể thu thập thông tin của nhân viên, chẳng hạn như thời điểm họ bắt đầu và kết thúc ca làm việc, giờ nghỉ giải lao, ngày nghỉ. Dưới đây là 10 lợi ích mà hệ thống chấm công trực tuyến có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công thu thập các thông tin đi làm của từng nhân viên để người lãnh đạo có thể quản lý được tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm chấm công còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian chấm công nhân viên. Đặc biệt những bảng tính lương mà phần mềm chấm công đưa ra rất chính xác và minh bạch.
10 lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công online
Loại bỏ trộm thời gian
Nếu hiện tại doanh nghiệp đang phụ thuộc vào bảng giấy chấm công hoặc hệ thống tính thời gian lỗi thời, doanh nghiệp dễ dàng gặp rủi ro đáng kể về việc bị đánh cắp thời gian. Trong một tổ chức đông nhân sự, không phải ai cũng thực sự có ý thức. Có những người đi làm không đúng giờ, nhưng họ không thừa nhận điều này. Nhà quản trị nhân sự cũng không phải lúc nào cũng kiểm soát được tính trung thực của nhân sự. Những “trộm thời gian” này khiến tổ chức trở nên lộn xộn với những quy tắc thường bị bỏ quên. Do đó, với hệ thống chấm công trực tuyến, bạn có thể tự bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khỏi các bảng chấm công không chính xác, hỗn độn.
Tiết kiệm thời gian
Trên thực tế, việc thu thập thời gian làm việc của nhân viên theo cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và năng lượng. Thử tượng tưởng, chúng ta phải hỏi từng nhân viên về thời gian đi làm mỗi ngày, hoặc thu thập thông tin qua các bảng tích công cuối tháng. Mặc dù công cụ excel có thể hỗ trợ, nhưng một phần nào đó cũng mất nhiều thời gian. Bằng cách nâng cấp lên hệ thống chấm công trực tuyến, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên nhân sự, cũng như cải thiện tốc độ làm việc của họ.
Giảm rủi ro bị mất bảng chấm công
Việc nhân viên hay nhà quản lý đánh mất bảng chấm công hoàn toàn có thể xảy ra. File lưu trữ trên máy tính dễ dàng bị mất khi lỡ tay xóa, vi rút xâm nhập hay máy tính cài lại win nhưng không sao lưu dữ liệu. Khi đó, hệ thống chấm công trực tuyến được lưu trữ trên đám mây giúp dữ liệu được cất giữ an toàn và luôn trong tình trạng có thể truy cập được. Nó cũng giúp việc theo dõi các thay đổi trong dữ liệu thời gian dễ dàng hơn.
Cải thiện thói quen của nhân viên
Ngay cả khi bạn có những nhân viên tuyệt vời, một số người trong số họ nhất định có lúc sẽ đến muộn, về sớm hoặc nghỉ phép vì lý do cá nhân. Thói quen là thứ khó bỏ, do đó, hãy tạo cho nhân viên thói quen chấm công khi họ bước vào hay bước ra công ty. Mặc dù bạn không thể kiểm soát mọi việc mà nhân viên của mình làm, nhưng hệ thống chấm công trực tuyến có thể giảm thiểu những thói quen xấu này, giúp họ tự giác hơn khi làm việc.
Tăng cường độ chính xác
Chấm công thủ công là nỗ lực của những người làm nhân sự. Do đó, việc tính lương hoàn toàn có khả năng mắc lỗi ở mọi thời điểm hay quy trình, bất kể họ có tỉ mỉ đến đâu. Xét cho cùng, thật khó để ghi lại những chữ viết tay lộn xộn và tin tưởng nhân viên theo dõi chính xác thời gian của họ. Bằng cách đầu tư vào hệ thống chấm công trực tuyến, doanh nghiệp có thể nâng cao độ chính xác của dữ liệu bảng chấm công.
Duy trì sự tuân thủ
Có vô số điều khoản liên quan đến luật lao động mà doanh nghiệp có trách nhiệm tuân thủ, như: thời gian đi làm là 8 tiếng/ngày. Các giải pháp chấm công thủ công có thể khiến việc tuân thủ các quy định này trở thành một thách thức. Không phải ai cũng đi làm đúng giờ và thành thật về sai lầm của mình. Do đó, các hệ thống chấm công trực tuyến thực sự có hiệu lực.
Bảo vệ doanh nghiệp và người lao động trước những tranh chấp
Nhiều vụ kiện xảy ra khi nhân viên khởi kiện người sử dụng lao động của họ vì không được trả lương công bằng. Với hệ thống chấm công trực tuyến, những tranh chấp này sẽ giảm thiểu một phần nào đó dựa trên số giờ công thực tế mà nhân sự đi làm
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Mặc dù doanh nghiệp có thể gặp phải một số phản đối từ nhân viên khi ban đầu cố gắng áp dụng hệ thống chấm công trực tuyến, nhưng chắc chắn nhân viên sẽ hài lòng hơn theo thời gian. Thời đại 4.0, tất cả mọi người đều hiểu rằng công nghệ đã trở thành người đồng hành không thể thiểu. Không còn những chu trình chấm công phức tạp trên giấy, hệ thống chấm công online giảm bớt giấy tờ lằng nhằng. Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn với quá trình làm việc tinh gọn, và sử dụng nó như công việc quen thuộc mỗi khi đi làm.
Gia tăng sự bình đẳng của nhân viên
Khi những nhân viên chăm chỉ đi làm đúng giờ và họ được biết rằng một số đồng nghiệp của họ đến muộn, nghỉ trưa lâu hay về nhà bất cứ khi nào họ cảm thấy thích, tinh thần của những “con ong chăm chỉ” có thể đi xuống. Phần mềm chấm công online có thể giảm thiểu vấn đề này và tăng tính bình đẳng của nhân viên.
Tăng khả năng sinh lời
Nếu mục tiêu của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi, việc theo dõi thời gian của nhân viên một cách chính xác thông qua hệ thống chấm công trực tuyến là điều cần thiết. Nó có thể giúp bạn phân tích chất lượng và năng suất của họ để doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận. Với những nhân viên đi làm không đủ giờ quy định và chất lượng không tốt, doanh nghiệp sẽ có biện pháp để điều chỉnh hoặc thay thế.
Tham khảo thêm về các dịch vụ và giải pháp cho phần mềm chấm công tại Solashi.com
